La gestión de las novedades y la comunicación oportuna a los colaboradores, son dos de las claves importantes para la administración de la nómina de forma inteligente.

El desarrollo y la implementación de la nómina electrónica es una ocasión para que las empresas avancen en sus procesos, cada vez más necesarios, de digitalización. 

El sistema de facturación electrónica quedará disponible para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición, entrega y registro a partir del próximo 1 de agosto. Según la DIAN, esta nueva función se habilitará de manera progresiva. Las compañías que cuenten con más de 250 trabajadores serán las primeras en implementar este sistema. De acuerdo al número de trabajadores, se hará un avance progresivo en el que las demás empresas deberán incorporar la nómina electrónica. 

Para evitar cualquier inconveniente en la implementación de la nómina electrónica, las compañías deben estar lo más informadas posible y contar con el apoyo de expertos.

¿Cuáles son las recomendaciones para tener en cuenta al momento de implementar la nómina electrónica?

Según Eliana Rodríguez, Directora Nacional de Outsourcing de Nómina de Adecco, es importante optar por un servicio que ofrezca las siguientes garantías:

• El sistema de nómina electrónica debe ser un proceso integrado tecnológicamente. Es necesario que se conecte con la plataforma del operador para transmitir comprobantes, notas y recibir los códigos CUNE (Código único de nómina electrónica) y QR.
• Trazabilidad total: se debe garantizar que la información almacenada en el sistema de Nómina sea la misma almacenada en el operador. La información debe aceptarse por la DIAN.
• Almacenamiento de códigos CUNE y QR: el sistema de nómina electrónica debe almacenar los códigos asignados por el operador y referenciados por la DIAN.
• Representación gráfica: debe existir un formato PDF del comprobante aprobado por la DIAN. Este debe ser distribuido a cada uno de los colaboradores vía correo electrónico.

La nómina electrónica contiene el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina que provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria. El documento soporte de pago de nómina electrónica se debe generar mensualmente resumiendo todos los pagos realizados en el periodo. Con la nueva reglamentación de la DIAN, el plazo de reporte y transmisión a la entidad será los 10 días hábiles del mes siguiente.