A integração é a porta para a entrada de um novo funcionário em qualquer empresa. É neste momento que ocorre o alinhamento com a missão, visão, valores e demais aspectos da cultura organizacional. O processo de onboarding, como também é chamado, é importante pois “é a primeira impressão que o colaborador tem no momento em que ele chega na companhia”, afirma Ariane Israel, diretora da Page Outsourcing, unidade da PageGroup especializada no recrutamento de executivos.

Para Ricardo Rocha, diretor executivo e responsável pela operação no Brasil da Spring Professional, consultoria multinacional de recrutamento, a integração inicial serve também para tirar dúvidas e evitar possíveis frustrações – causadas pela falta de adaptação à cultura empresarial e desalinhamento com o que foi acordado durante o processo seletivo.

Devido à pandemia do novo coronavírus, no entanto, a integração teve de mudar. O home office levou para o mundo online não só as contratações, mas também a recepção dos novos funcionários. E, com mais profissionais adotando a casa como escritório, esse movimento deve perdurar.

Como todos os processos organizacionais, o onboarding também deve ser adaptado às plataformas digitais para transcorrer de forma efetiva tanto para o funcionário, quanto para os líderes. Confira 6 dicas para para um aplicar um processo de integração remoto de sucesso:

1. Garanta que a empresa possua um desenho de cargos e funções definidas

É essencial que cada indivíduo tenha claro qual é o seu papel dentro da empresa. Com cargos e funções bem definidas, é possível criar um material bem detalhado – porém objetivo – da estrutura da qual o novo funcionário fará parte. Segundo Ariane, é importante entender que o onboarding é mais do que apresentar as instalações ao colaborador: é mostrar que ele faz parte de um time.

2. Faça um bom planejamento

Organização é primordial. Faça um planejamento de como o processo irá ocorrer. Levante questionamentos como: será enviado um kit de boas vindas? De quais materiais o funcionário precisa para começar a trabalhar? De qual equipe fará parte?

Deixe tudo preparado para que a recepção do colaborador aconteça da melhor forma possível. Garanta que o sistemas já estejam configurados para a chegada do novo funcionário, como e-mail  e informações de login. “Neste momento, a pessoa tem pouco a dar, mas muito a receber”, afirma Ariane. “O profissional que passa por esse processo planejado se sente integrado à cultura e às atividades mais rapidamente”, completa.

A diretora da Page Outsourcing recomenda ainda que o perfil do novo integrante da equipe seja analisado. Tanto o time derecursos humanos quanto os próprios gestores devem participar desta etapa. Deste modo, os canais digitais se tornam uma ferramenta mais individualizada, fazendo com que o processo seja mais bem direcionado e facilitando o processo de adaptação e integração com demais membros e áreas da empresa.

3. Adapte os conteúdos para plataformas digitais

A dinâmica no meio digital é diferente da presencial. Tenha em mente que o novo funcionário estará sozinho neste momento e que, por essa razão, é importante oferecer materiais que possibilitem uma espécie de “autoaprendizado”. De acordo com Ricardo Rocha, da Spring Professional, o receptor deve absorver todo o conteúdo possível.

Faça a adaptação dos materiais que seriam passados cara a cara para um conteúdo de fácil entendimento – seja por meio de vídeos, e-mails ou comunicados na intranet. Adaptar a  linguagem aos diferentes níveis de plataformas e pessoas envolvidas no processo é outro ponto necessário para que o onboarding seja efetivo.

Leve em consideração os aspectos técnicos, já que um processo remoto demanda conexão de internet e nem todos trabalham sob a mesmas condições. Procure elaborar vídeos mais leves, por exemplo, que levem menos tempo para carregar.

4. Realize o acompanhamento

O início em uma nova empresa é repleto de dúvidas, e isso não é diferente no trabalho remoto. Para assegurar que o novo funcionário esteja amparado, é importante ter alguém designado como uma espécie de treinador, que represente um ponto de apoio. “Se no dia a dia surge uma dúvida, deve haver um canal para que o suporte seja dado”, afirma Ricardo Rocha. 

Cada organização deve estabelecer a melhor forma de fazer o acompanhamento. Algumas optam pela realização de reuniões semanais e quinzenais para alinhar as expectativas da equipe e acompanhar os processos ao longo do tempo, enquanto outras podem preferir estabelecer conversas diárias para acompanhar desenvolvimentos comportamentais do colaborador.

Para providenciar respostas mais imediatas às necessidades do funcionários, os profissionais recomendam a criação de fóruns para que sejam tiradas desde dúvidas mais gerais até as mais específicas. 

5. Tenha disciplina

Ainda que o ambiente digital proporcione a flexibilização de agendas, é necessário ter disciplina e foco para atender às necessidades do novo integrante. A integração do funcionário será configurada como uma tarefa a mais para os gestores, uma vez que as demandas de reuniões e compromissos cotidianos continuam existindo.

Estabeleça uma rotina de comunicação entre o gestor, o colaborador e o time de recursos humanos. Estude a possibilidade de colocar o onboarding no calendário, assim os horários para reuniões de acompanhamento e feedbacks já são previamente agendados, proporcionando melhor organização para todas as pessoas envolvidas no processo.

Além disso, programe o envio de material que descreva o que será abordado em cada etapa do acompanhamento. “Os conteúdos que serão enviados para o novo funcionários são determinantes para manejar a ansiedade, produtividade e eficiência da reunião”, ressalta Ariane.

6. Valorize a integração contínua

Processos de onboarding, em sua maioria, são longos e podem durar semanas ou até mesmo meses. A adaptação é algo contínuo e que melhora a cada dia. Para Ricardo Rocha, diretor da Spring Professional no Brasil, um dos grandes desafios hoje é manter a integração viva, uma vez que não há previsão de volta para os escritórios.

“O importante é que sejam mantidas atividades fora daquilo que é somente trabalho”, comenta. Para ele, é preciso estimular que as pessoas conversem mais, em locais específicos que não tratem apenas de trabalho. Existem diversas formas de criar espaços alternativos para os colaboradores: desde salas de hangout em plataformas para simular os tradicionais “cafezinhos” durante o expediente até a realização de jogos online para descontrair.

Os processos de integração atualmente são mais do que necessários para o bom desempenho das empresas. Ariane Israel, da Page Outsourcing, afirma que o onboarding tem papel bastante estratégico nessa pandemia, pois engloba a redução de custos e é responsável pelo maior envolvimento do colaborador com as pessoas. Segundo a diretora, um processo efetivo tem impacto na produtividade e desempenho do trabalhador, garantindo engajamento a longo prazo e evitando turnover.